NCC支付单据规范
<p>现明确NCC各类资金支付单【报销事由】【明细事由】【备注】的编辑规则，请各单位报销人按规则编辑，对事由填写不符合要求的单据可能退单，请各单位遵照执行共同提高审单效率。谢谢！</p>
<h2><strong>一、单据信息填写方面</strong></h2>
<h2>（一）摘要事由</h2>
<h3>1.存在问题</h3>
<p>各公司在填写业务单据事由时按照各自习惯表述，缺失关键信息，或过于冗长、信息重复。</p>
<h3>2.规范要求</h3>
<p>业务单据事由须描述单据的关键信息，事由填写规范如下：
（1）基本原则：部门+经办人+事由；
（2）业务招待类单据：部门+经办人+报（或代报）XX事项业务招待费（接待事由、接待时间，接待对象）；
（3）合同类单据、明源等业务系统推送单据：部门+经办人+事由+合同编号，如果涉及多次支付的，还需写明是第几笔付款，即：部门+经办人+事由+第几笔付款+合同编号；
（4）收款类单据：收+汇款方名称+款项性质。</p>
<h2>（二）汇款信息</h2>
<h3>1.存在问题</h3>
<p>各公司付款类单据汇款信息的填写存在不规范、不详细、信息缺失、表述不明，甚至纸质单据及影像附件资料均未包含汇款信息的问题。</p>
<h3>2.规范要求</h3>
<p>汇款信息是付款类单据的核心内容，是财务复核、出纳支付的关键凭据。为避免合同附件、发票信息中包含的银行账户信息存在时效性的问题，例如公司更名、账户冻结等情况，经办人务必在申请付款的单据上清晰注明收款户名、开户行、银行账号等信息，不能用“转至某某账户”的概括性表述代替。</p>
<h2>（三）金额</h2>
<p>1.存在问题
针对需纸质书写的付款类单据，各公司在填写金额时存在大小写金额不完整、不规范、填写错误、漏填等情况。
2.规范要求
付款类纸质单据金额的书写务必采用中文大写和阿拉伯数字小写两种形式，大小写金额应保持一致，其中小写金额前要有羊角符号￥。金额的书写应清晰明了、不能有涂改痕迹，应顶格书写、不能留有过长空白，如果存留空白需用羊角号、划线或大写“零”字写满。</p>
<h2>（四）备注</h2>
<h3>1.存在问题</h3>
<p>备注是一笔业务的补充阐述，是各类单据信息完备的支撑，各公司存在单据备注填写不够规范，不能满足业务招待类、差旅类等特定单据的信息需要。</p>
<h3>2.规范要求</h3>
<p>备注是除了部门、日期、附件张数、事由、金额（大写和小写）、经办人签名、汇款信息等基本项目之外的补充。备注填写规范如下：
（1）业务招待类单据：“接待时间，接待对象”；
（2）差旅类单据：“出差补贴：a人×b元/天×c天=d元”；
（3）合同类单据：“根据某（合同编号）合同第几条条款（条款具体内容）等相关规定，本次结算某某费用，已满足合同支付条件”。</p>
<h1><strong>二、单据附件资料及影像上传方面</strong></h1>
<h2>（一）单据附件要求</h2>
<h3>1.存在问题</h3>
<p>各公司对于同一类型业务的单据附件资料要求不一，存在附件资料不齐备、不规范等情况。</p>
<h3>2.规范要求</h3>
<p>单据附件资料是财务层面的重要原始凭证，也是业务开展、财务复核、出纳支付、财务入账的关键凭据，应按照最新的规章制度完整提供。现将付款类单据附件资料提供的基本原则规范如下，包括但不限于：
（1）发票：针对凭票冲账类和凭票支付类业务，应附发票联、抵扣联（若有），不附记账联。每张发票（发票联、抵扣联）背面要有经办人的签名；
（2）付款类纸质单据单面：单面书写内容应包括但不限于部门、日期、附件张数、事由、金额（大写和小写）、经办人的签名、汇款信息、备注等。
（3）合同、合同审批表、交付标准证明资料等：针对合同类付款业务，应附合同、合同审批表及合同付款结算条件要求的相关资料等；
（4）请示正文、请示审批（内部文件呈报单、OA审批）、会议纪要、会议通知、各类业务审批表等：非日常类业务需事项审批，每笔业务应附相关审批资料，例如业务招待费审批单，出差申请单，三重一大事项审批（请示正文、内部呈报单、会议纪要）、工程款报审表等；
（5）工资、社保等附件：针对工资、社保等支付类业务，应提供以部门或其他维度的工资汇总表等资料；
（6）制度要求：应根据最新版的《珠江股份房地产开发项目公司（1.5级）款项支付及财务报账管理规定》为纲领，结合差旅费用管理办法、工程款支付审批流程指引、款项支付及财务报账管理规定、业务招待管理办法等各类制度要求提供资料；
（7）其他应提供的附件资料：根据业务开展的实际情况所做出的具体要求。</p>
<h2>（二）影像扫描</h2>
<h3>1.存在问题</h3>
<p>各公司存在纸质件模糊或扫描不清晰、不完整、有遗漏等问题。</p>
<h3>2.规范要求</h3>
<p>在财务共享中心统一线上审批的运行模式下，影像上传资料应与纸质附件完全一致，且应扫描清晰、完整，不得存在漏边、遮挡、虚影等情形。另需特别说明的是，为遵循保密原则，工资类业务的附件上传要求规范如下：
（1）影像系统里不上传员工工资明细表，此表由业务财务及财务经理审核后另行归档保存，不作为财务凭证附件；
（2）影像系统里只上传以部门或其他维度的工资汇总表，表样范例详见附件《工资、社保、公积金表样》。</p>
<h2>（三）单据审核方面</h2>
<h3>1.存在问题</h3>
<p>各公司在审核单据时标准不统一、要点不明确、复核不认真，存在未遵循制度规范和系统要求的问题。</p>
<h3>2.规范要求</h3>
<p>各公司财务人员在审核单据时，应遵循单据填写信息、附件资料及影像上传完整、准确、清晰，且符合相关规章制度要求的基本原则。为规范管理操作、保障单据审核质量，通过总结财务共享中心运行以来发现的高频错误，现将单据审核要点归纳如下，包括但不限于：</p>
<h4>（1）单据信息类</h4>
<p>a.合同类单据要注明已确认达到付款条件；
b.银行汇款信息要完整、准确、具体；
c.审批角色在纸质审批中的签名不能用签名章代替；
d.单据的大小写金额应一致；
e.纸质单据类单面不得有涂改痕迹。</p>
<h4>（2）单据附件类</h4>
<p>a.附件应完整提供，不能有遗漏；
b.每张发票背面应有经办人签名，发票抬头及其他信息务必完整准确，不能有漏字或错字。一般情况下要附。若有抵扣联，发票联和抵扣联都应作为附件并上传，不能只上传抵扣联。特别说明的是，不要错把记账联当做发票联或抵扣联作为附件。
c.“三重一大”性质的事项审批应同时附上请示正文、内部呈报单、会议纪要等资料；
d.针对明源系统无法推送单据到财务系统的业务，在新增付款单时应将明源审批流程上传至影像系统；
e.合同类业务应附合同、合同审批表等资料并上传，且合同应以最终盖章版的电子文档和复印件作为附件资料，不得上传未盖章的合同文档；
f.合同付款条款若有对方需提供验收报告、对账单等证明满足付款条件的表述，该证明资料应作为单据附件并上传。</p>
<h4>（3）审核流程类</h4>
<p>经办人请款支付时若无发票，应填通用借款单等单据走借款流程，日后拿到发票时应填通用报销单等单据走冲账流程，不得减省冲账流程。</p>
<h4>（4）其他</h4>
<p>a.确保“三流一致”，即发票开具方、合同签订方、实际收款方应一致，合同另有约定的除外。
b.非日常类业务需有审批，实际报销的金额不能超过合同、请示、审批单等审定的金额，实际报销涵盖的费用期间不能超出审批的期间。
c.出纳应在付款前对线上单据的公司汇款银行账号做最终检查，确保和实际汇款行一致。</p>